Conceptos TransFollow
El documento de porte
Un documento de porte contiene datos relacionados con el transporte acordados por dos o tres de las partes implicadas. Esas partes son entidades que juegan un cierto rol en el documento de porte. Los roles principales son remitente, transportista y destinatario. A la parte que crea el documento de porte normalmente se la denomina EXPEDIDOR.
Los roles secundarios son punto de recogida, punto de entrega y transportista posterior. Por razones administrativas específicas de TransFollow, siempre se debe identificar al menos el lugar de recogida al crear un documento de porte. Las otras funciones secundarias no son obligatorias.
Una sección de mercancías estructuradas en el documento de porte contiene todos los datos relacionados con las mercancías transportadas y, si es relevante, los artículos retornables (ATR). Dado que un documento de porte puede relacionarse con registros en otros sistemas de IT, se pueden registrar referencias a otros documentos como albaranes u otros registros en esos sistemas. Un documento de porte en sí mismo también tiene una identificación única que los sistemas de conexión pueden almacenar para referencia posterior. Al firmar el documento de porte, en las sucesivas transferencias de mercancía, las dos partes que la firman acuerdan explícitamente la parte del documento de porte que es legalmente vinculante. Algunos elementos como tiempos estimados de llegada, referencias o documentos complementarios no forman parte de este alcance.
Estado
El estado de un documento de porte muestra la fase actual de su llamado ciclo de vida. También determina si aún se pueden agregar o cambiar ciertos datos. El estado del documento de porte puede cambiar de BORRADOR a CANCELADO o a EXPEDIDO.
Después de expedirlo, solo se puede cambiar un cierto número de elementos. Cuando el transportista recoge las mercancías, el estado cambia a EN TRÁNSITO. Antes de este momento, el transportista también invita al remitente a firmar en la entrega de la mercancía.
En el momento de la entrega, el transportista puede invitar al destinatario a firmar la recepción de la mercancía. En ese momento, el estado pasa a ser ENTREGADO o ENTREGADO PENDIENTE DE INSPECCIÓN POSTERIOR por parte del destinatario.
Expedidor
El expedidor es la cuenta que inicialmente crea y luego expide el documento de porte. También se puede crear un documento de porte con un estado expedido. La misma cuenta podría, aunque no es necesario, tener otro rol (función) en ese documento de porte.
Cuentas TransFollow
Una cuenta es una dirección de correo electrónico con contraseña y un número de teléfono opcional con el que iniciar sesión en TransFollow. Las cuentas se pueden crear a través del portal TransFollow.
Roles
Los roles son "espacios" dentro del documento de porte en los que se puede almacenar la información del remitente, el transportista y el destinatario. Los datos de dirección y contacto, por ejemplo, se almacenan dentro de cada función específica. Se puede asociar una nueva cuenta TransFollow a cada role definido. Es obligatorio crear al menos la cuenta para el rol de transportista.
Si una cuenta va a estar asociada a un determinado rol en un documento de porte, la dirección de correo electrónico de esa cuenta debe ser la usada para crear la asociación. Al completar la dirección de correo electrónico, la función está ocupada por la cuenta, pero solo si la cuenta existe previamente. Si no existe una cuenta para esta dirección de correo electrónico, se enviará un correo electrónico invitando al propietario a crear una cuenta.
Permisos
Las acciones a ejecutar en un documento de porte solo pueden ser iniciadas por una cuenta que tenga los permisos necesarios. Ver, actualizar o agregar comentarios son ejemplos de acciones que necesitan permisos específicos. Cada rol tiene un conjunto de permisos predeterminado.
Delegación de roles (funciones)
Una cuenta puede delegar (los permisos para) su rol en un documento de porte a otra cuenta. Esto significa que la segunda cuenta podrá actuar en nombre de la primera cuenta. La primera cuenta conserva sus permisos originales. La delegación puede ser útil cuando un expedidor no tiene toda la información sobre los productos o el destino al crear un documento de porte. El expedidor puede delegar a la parte que dispone de la información correcta/ completa para que acabe de rellenar la información que falta aunque esa cuenta tenga otro rol en el mismo documento de porte. Una delegación puede ser válida tanto para un documento como para todos los documentos futuros. La cuenta delegada no puede por sí misma delegar a su vez a terceros los derechos recibidos. Solo la cuenta original podrá revocar una delegación.
Archivos adjuntos
Es posible adjuntar los archivos que suelen ir junto al contenido de un documento de porte. Hay varios tipos de archivos adjuntos: generales, protegidos y suplementarios. Los adjuntos protegidos no son visibles para el transportista. Los adjuntos suplementarios son los que se agregan después de que se haya expedido el documento de porte.
Al agregar un comentario, un chófer también puede agregar como prueba una imagen como archivo adjunto al comentario incorporado
Referencias
Cuando una de las partes necesita comunicar cierta información adicional de registros propios bien a sus partners logísticos, bien para sí misma más adelante en el proceso de transporte, es posible agregar esta información mediante el campo referencia. No existe límite en el número de posibles referencias a añadir.
Un transportista, por ejemplo, podría querer agregar información del viaje, para luego poder seleccionar todos los documentos de porte que pertenecen a un viaje. Un remitente podrá querer agregar referencias de fabricación o de almacén propio para una mejor localización posterior de la información. Un destinatario podrá querer que se incluya su referencia en tienda para una mejor trazabilidad posterior.
Bienes estructurados
La información sobre la naturaleza y el número de mercancías o artículos en transporte se puede proporcionar de forma estructurada, incluidos atributos como nombre y descripción, codificación de propia de producto, EAN, SSCC, Valor (€), Peso y Volumen. Aparte de los ítems de carga, también se pueden incluir los artículos de transporte retornables (ATR) como una categoría de mercancía separada. En este bloque también puede incluirse codificación adicional de Calidad y códigos GS1.
Métodos de firma disponibles
TransFollow proporciona tres métodos para firmar. Al transferir la carga, las dos partes involucradas, chófer y remitente o chófer y destinatario, pueden firmar el contenido relevante de la nota de envío mediante TransFollow Approval (“Firma con Código QR”), mediante una firma manuscrita (“firma en cristal”) sobre el dispositivo del chófer, firma sin aprobación de la otra parte y firma a distancia. Es siempre el EXPEDIDOR el que permitirá un tipo u otro de firma al crear el documento de porte.
Es también posible firmar varios documentos de porte mediante una única firma (“Firma Múltiple”).
El documento de porte incorpora instrucciones específicas sobre los métodos de firma disponibles en cada transferencia real de carga.
- Aprobación de TransFollow: La aprobación de TransFollow es un mecanismo avanzado para el intercambio de una firma electrónica que requiere que ambas partes tengan acceso a la misma nota de porte desde una APP. La firma y un atributo controlable del contenido exacto (de la carta de porte) se intercambian mediante un código QR. Ambas partes deben demostrar su asociación, por lo que los códigos QR son presentados primero por el transportista y luego por la otra parte. Es imprescindible que ambas partes dispongan de una cuenta TransFollow para poder realizar esta firma.
- Firmar en cristal (“Sign on Glass”): si una de las partes no tuviese una cuenta TransFollow, puede firmar la transferencia registrando (previa identificación) una imagen de su firma. En la dirección de e-mail con la que ha sido previamente identificado recibirá una copia en PDF del documento de transporte que acaba de firmar. El registro de la ubicación GPS del momento de la firma es una información altamente útil en la validación mutua.
- Sin aprobación de la otra parte: la forma más simple y unilateral de firmar es dejar que el conductor apruebe la transferencia de la mercancía por su cuenta, cuando no existe firmante en origen o en destino.
- Firma a distancia (COVID): Esta firma lo que garantiza es que se mantenga la distancia social a la que nos vemos obligados por la situación de pandemia, al seleccionar esta firma la contraparte deberá facilitar un correo electrónico (normalmente vendrá añadido previamente al sistema) y la recibirá un código en la parte superior del mismo documento de porte que deberá facilitar a la otra parte, una vez introducido por este se dará por firmado y guardara los datos tal como la firma en cristal.
- Comentarios: Cuando un conductor o su otra parte considere necesario comentar sobre el estado de la mercancía o sobre la calidad de la operación de transporte, estos comentarios pueden agregarse al documento de porte como parte del alcance legal del contenido. Esto significa que una firma posterior también cubre el acuerdo de las partes sobre los comentarios recién incorporados. Los comentarios siempre deben ingresarse desde la APP TransFollow del chófer o en la OBU (On Board Unit) integrada con la APP TransFollow.