User case: Van de Scheur Logistiek
eCMR volgende digitale stap voor Van de Scheur Logistiek
Digitalisering en optimalisering van bedrijfsprocessen – ze worden bij steeds meer transportbedrijven serieus bekeken en besproken. Van de Scheur Logistiek uit Vianen is hier al een aantal jaren mee bezig. De volgende digitale stap is de eCMR van TransFollow.
Door goede samenwerking met alle betrokken partijen werd de digitale vrachtbrief binnen vier maanden geïmplementeerd. En dat in coronatijd. De sleutel tot succes: goede onderlinge communicatie en daadkrachtig projectmanagement. De eerste voordelen: realtime inzicht in zendingen, veel minder papierwerk op het bedrijfsbureau en digitaal aftekenen voor de chauffeurs!
Van de Scheur Logistiek
Van de Scheur is gespecialiseerd in het veilig en efficiënt vervoeren van onverpakte goederen. Projectmanager Brian Meijdam: “We vervoeren eigenlijk alles wat niet standaard is. Om dit soort goederen veilig te vervoeren is expertise en het juiste materiaal nodig. Daarin zijn wij gespecialiseerd. We leveren zowel aan zakelijke klanten als particulieren. Naast machines vervoeren we ook vaak veilinggoederen, zoals recent nog een opgezette zebra.”
De digitale praktijk
Brian: “Een paar jaar geleden hebben we besloten om flink te gaan digitaliseren. Naast dat het onszelf veel voordeel geeft, vragen klanten er steeds meer om. Zij willen bijvoorbeeld weten hoe een transport verloopt, wat de levertijden zijn en wie er wanneer komt leveren.”
“Daarom zijn we vanaf 2017 begonnen met vergaande digitalisering. Dit doe je niet in een week, maar juist stap voor stap en ‘on the job’. Voor de boordcomputers werken we met Bumbal. Aanvullend hierop gebruiken we een softwaretool van hetzelfde merk. Hiermee plannen we afspraken in, maken we routes en verzorgen we de track & trace voor onze klanten.”
TransFollow bij Van de Scheur
De volgende stap vooruit is de eCMR van TransFollow, om de papieren vrachtbrieven geheel los te laten. Brian: “In onze optiek is TransFollow de enige partij in Nederland die de implementatie van de digitale vrachtbrief écht aankan. Vooral ook door de beloofde ondersteuning van de professionals van Beurtvaartadres. En dat bleek in de praktijk ook echt het geval.”
“Eind 2018 zijn we ons gaan oriënteren op TransFollow en in 2019 is besloten om tot aanschaf over te gaan. Het doel was om de hele implementatie in drie maanden te voldoen. Dit lukte helaas niet helemaal, maar in vier maanden was alles getest en ‘up and running’. Een heel mooie score voor een nieuw en gedigitaliseerd werktraject.”
Onderlinge samenwerking
Om het ‘digitale varkentje’ in een paar maanden te wassen, is goede communicatie en samenwerking belangrijk. Brian: “Samen met Marcel Salakory, de ketenregisseur (projectmanager) van Beurtvaartadres, heb ik het project getrokken. Eerst hebben we intern met Beurtvaartadres gekeken welke stappen we moeten nemen. Hierna zijn we met de ontwikkelaars van TANS en Bumbal om de tafel gegaan.”
“Want uiteindelijk moeten de softwaresystemen naadloos op elkaar aansluiten. Het is fijn dat Marcel als specialist iedereen hierin meeneemt. Hij kent het proces, weet wat er moet gebeuren en verbindt waar nodig. In TransFollow zit al een API-koppeling met de software van TANS. Maar er was nog geen API-koppeling voor Bumbal. Die is nu gemaakt en werkt prima.”
Werkprocessen optimaliseren
“Tijdens de implementatie hebben we intern de nodige stappen gezet. Toen de basis van de software stond, zijn we gaan testen. Vooral voor het bedrijfsbureau veranderde er veel. Ze werken nu niet meer met papier. We zijn begonnen met één chauffeur die helemaal digitaal ging rijden en hebben dat steeds verder opgevoerd.”
“Nu rijden we bijna helemaal digitaal. Op het bedrijfsbureau houden ze nu tijd over want ze werken en plannen efficiënter. De hele implementatie verliep zo constructief omdat iedereen goed wist wat er moest gebeuren, hierin open communiceerde en waarmaakte wat er beloofd werd.”
Toekomst
De implementatie van TransFollow is zo goed als klaar. Dus tijd voor de volgende digitale stap. Brian: “Die maken we zeker. We optimaliseren eerst verder binnen de mogelijkheden van TransFollow. Bijvoorbeeld met de emballagemodule en nog intensievere digitale samenwerking met onze klanten. En als we vastlopen of vragen hebben, kunnen we zo Marcel of een van zijn collega’s bellen. We kijken uit naar een goede digitale toekomst!”
