Start nu

Registreer hier direct op de TransFollow Portal

TransFollow, de digitale Vrachtbrief

Bijna iedereen beschikt tegenwoordig over een smartphone of een ander mobiel device. Het is dan ook de hoogste tijd om alle devices en interne software in de logistieke sector met elkaar te verbinden. Met TransFollow kunnen afzenders, logistieke dienstverleners en geadresseerden met één uniforme en gestandaardiseerde interface een vrachtbrief inbrengen, uitwisselen en ondertekenen. TransFollow vervangt de inmiddels tachtig jaar oude papieren (CMR)vrachtbrief. De informatie over de zending van goederen wordt digitaal en realtime verstuurd. Documenten hoeven dus niet meer verwerkt en/of gescand te worden. Bovendien is de informatie direct beschikbaar. U heeft te allen tijde inzage in het gehele traject, of u nu afzender, verlader en/of ontvanger bent. 

Hoe realiseer ik een aansluiting op TransFollow?
Stap 1 Verzamel de ketenpartners

Als eerste stap verkent u samen met alle betrokken partijen de mogelijkheden van het TransFollow-platform en stelt u vast welke technische aanpassingen nodig zijn voor de aansluiting. Het is van belang dat u alle partijen in de supply chain betrekt bij deze stap, omdat TransFollow een echte ketenoplossing is. Organiseer daarom een informatiesessie en nodig afgevaardigden uit van de afzender, de vervoerder, de ontvanger en eventueel van de betrokken softwareleveranciers. Denkt u aan de ERP-leverancier van de afzender, de TMS- en/of boordcomputerleverancier van de vervoerder en de WMS-leverancier van de ontvanger. De informatiesessie kan plaatsvinden bij TransFollow in Nootdorp, nabij Den Haag.

Stap 2 Bepaal de businesscase

Een businesscase voor de gehele keten is belangrijk om inzicht te krijgen in de voor- en nadelen van een implementatie voor alle partijen. Stel als tweede stap daarom een rekenmodel op waarin u het proces van de papieren vrachtbrief afzet tegen dat van de digitale vrachtbrief. Dat kunt u het beste doen op basis van de volgende drie onderwerpen:

1. Directe kosten van de vrachtbrief
2. Indirecte kosten van de vrachtbrief (Verwerkingskosten / afleverdiscrepanties)
3. Implementatiekosten TransFollow (Hardware / TransFollow-producten / softwareleveranciers)

Maak in de businesscase een overzicht van de activiteiten per partij, zodat u de voor- en nadelen kunt inventariseren. De afzender schaft bijvoorbeeld de vrachtbrief aan, de vervoerder heeft hoge verwerkingskosten en de afzender en geadresseerde zijn gebaat bij minder afleverdiscrepanties.

Stap 3 Start de systeemimplementatie

Bent u overeengekomen welke logistieke stroom met TransFollow gaat werken? Dan brengt u de systeemaanpassingen in kaart die nodig zijn voor de aansluiting. Deze aanpassingen betreffen de softwaresystemen van de verschillende partijen. Denkt u aan het ERP-systeem waarmee de afzender de vrachtbrief opmaakt en aanbiedt aan TransFollow. Aan het TMS van de vervoerder, waarmee hij de chauffeursplanning communiceert en/of de vrachtbrief aanbiedt aan TransFollow. Of aan het WMS van de ontvanger, dat hij up-to-date wil houden met de juiste ETA. Voor de systeemaanpassingen is aansluiting op de TransFollow-API noodzakelijk en daarom zijn timing en een goede afstemming tussen de partijen essentieel.

Zodra uw softwaresysteem klaar is voor de aansluiting op TransFollow, kunt u testen of het goed functioneert. Hiervoor is een partneromgeving beschikbaar, inclusief de mobiele apps waarmee afzender en ontvanger de vrachtbrief kunnen volgen en aftekenen. In de partneromgeving test u zowel uw aangepaste systeem als uw eerste TransFollow-zending in de praktijk.

Stap 4  Bespreek de procesimplementatie

Naast de systeemaanpassingen heeft ook de digitalisering van de vrachtbrief impact op de dagelijkse gang van zaken. Het gebruik van mobiele applicaties bij de aftekenmomenten is hiervan een duidelijk voorbeeld. Procesimplementatie is dan ook een stap die u het beste doordacht en met alle partijen samen kunt nemen. Denkt u vooral na over de operationele gang van zaken: welke activiteiten zijn nodig om het logistieke proces te ondersteunen? Maar buigt u zich ook gezamenlijk over de planning: welke logistieke stroom start met TransFollow, welke organisaties en mensen zijn daarbij betrokken en hoe worden zij geïnformeerd? 

Stap 5 Betrek de overige medewerkers

De laatste stap is het informeren van de bedrijven die tot nu toe zijdelings betrokken waren bij TransFollow. Leg aan de medewerkers van de betreffende bedrijven uit wat vanaf het moment van ingebruikname anders gaat ten aanzien van de oude situatie. Ga daarbij ook in op de eventuele persoonlijke rol van de medewerker in de nieuwe situatie. Het is belangrijk om de geadresseerde niet te vergeten. Voor deze partij is TransFollow ook nieuw. U kunt de geadresseerde bijvoorbeeld informeren door bij de bevestiging van de opdracht te wijzen op het gebruik van TransFollow.

Portal registratie