Support - TransFollow Portal

Rollen, (sub)accounts en rechten

TransFollow maakt gebruik van verschillende gebruikersniveaus. We hebben subgebruikers voor de TransFollow Portal en de TransFollow Drive. Beide gebruikers kunnen in de TransFollow Portal worden aangemaakt, op actief of inactief worden gezet en aan transporten worden toegewezen. Daarnaast hebben we bepaalde rollen met bepaalde rechten en vereiste acties.

Accounts / subaccounts

Nadat u een account heeft aangemaakt, heeft u zich geregistreerd op de TransFollow Portal. Al uw bedrijfsgegevens worden geregistreerd in ‘Bedrijf’ onder de administratieve instellingen. Het account dat in het registratiescherm is geregistreerd, is het administratieve account van het bedrijf en vanuit dit account is het mogelijk om subaccounts aan te maken en te beheren.

 

(Sub)accounts om de TransFollow Portal te gebruiken

In het scherm ‘Gebruiker’ kunt u nieuwe gebruikers toevoegen aan de TransFollow Portal, zodat zij gebruik kunnen maken van de TransFollow Portal.

Klik op ‘nieuwe gebruiker aanmaken’. Vul de achternaam, naam, e-mailadres, gebruikersnaam, de rol (gebruiker, beheerder) in en of de gebruiker actief of inactief is. Vink het vakje 'Beheerder' aan als de nieuwe gebruiker ook beheerdersinstellingen moet hebben.

Als de beheerdersaccounts nieuwe gebruikers aanmaken in de portal, wordt er geen activeringsmail naar deze (sub)accountgebruiker gestuurd. De beheerder zal zelf de (sub)accounts accounts activeren of deactiveren.

Een van de beschikbare ondertekenmogelijkheden in de TransFollow Drive is 'Bedrijfscode scannen'. Om deze ondertekeningsmethode te gebruiken, kunt u een unieke code invoeren bij de Bedrijfsinstellingen en de gebruikersinstellingen. Klik op 'creëer QR-code' om de QR-code te genereren. Deze code kan als afbeelding worden opgeslagen en afgedrukt. Lees meer over deze ondertekenmethode op deze pagina. Vanwege technische beperkingen kan de handtekeningcode op bedrijfsniveau alleen worden bewerkt, niet worden verwijderd. Voor de gebruiker kan de handtekeningcode worden bewerkt en verwijderd. Als de code niet meer geldig is, geeft de app hier een melding van bij het scannen voor ondertekening.

 

Beheerdersinstellingen of activiteit beheren

U kunt de (sub)accounts voor de TransFollow Portal beheren in het gebruikersoverzicht en de gebruikers op actief of inactief zetten en de checkbox wijzigen om de gebruiker admin-instellingen te geven.

Dit account kan niet inloggen op de TransFollow Drive applicatie. De gebruikers voor TransFollow Drive, kunnen worden aangemaakt in de ‘Assets’.

TransFollow Drive mobiele applicatie-accounts

De TransFollow Drive-accounts kunnen worden aangemaakt in de ‘Assets’. U kunt op de knop 'creëren' of 'voertuig maken' klikken.

Met de TransFollow Drive Mobile-applicatie kan uw chauffeur alle transporten en missies beheren die aan de chauffeur zijn toegewezen. Houd er rekening mee dat als u een e-mailadres aan uw chauffeur heeft toegevoegd, de chauffeur een e-mail ontvangt met een link naar de TransFollow Drive-applicatie en de vooraf ingestelde inloggegevens. Houd er rekening mee dat als u de Android-applicatie TransFollow Drive gebruikt en u de op missie gebaseerde ondertekeningsmethode gebruikt, u voor elke 'actieve account' moet betalen. Meer hierover verderop in de tekst.

 

Chauffeur

Bij het aanmaken van een chauffeur geeft u de achternaam, naam, telefoonnummer en het e-mailadres van de chauffeur op.

Als u een TransFollow-account voor de chauffeur wilt aanmaken, geeft u de gebruikersnaam van het account en het wachtwoord op. Daarnaast kun je direct aangeven of je wilt dat de chauffeur:

  • Vrachtdocumenten mag aanmaken: Hiermee kan de chauffeur die het mobiele apparaat dat aan het voertuig is gekoppeld, vrachtdocumenten maken vanuit de TransFollow Drive mobiele applicatie. Houd er rekening mee dat elk vrachtdocument dat door uw chauffeur wordt aangemaakt, één transporttegoed van uw tegoed aftrekt.
  • Wachtwoord moet wijzigen bij eerste login: De eerste keer dat de gebruiker inlogt op de TransFollow Drive mobiele applicatie, zal de applicatie vereisen dat de gebruiker het wachtwoord wijzigt.
  • GPS-tracking aanvragen: de applicatie zal uw chauffeur vragen om GPS-tracking in te schakelen tijdens het gebruik van de mobiele TransFollow Drive-applicatie.

Voertuig

Wanneer u een account aanmaakt voor een voertuig, maakt u een account aan dat specifiek is voor een voertuig. Als u zo'n account wilt aanmaken, geeft u het type (trailer of vrachtwagen), kenteken en VIN op.

Daarnaast kunt u direct aangeven of u het voertuigaccount:

  • Vrachtdocumenten mag aanmaken: Hiermee kan de chauffeur die het mobiele apparaat dat aan het voertuig is gekoppeld, vrachtdocumenten maken vanuit de TransFollow Drive mobiele applicatie. Houd er rekening mee dat elk vrachtdocument dat door uw chauffeur wordt aangemaakt, één transporttegoed van uw tegoed aftrekt.

Om de TransFollow Drive-accounts van actief naar inactief te wijzigen, kunt u op het account klikken en op bewerken klikken.

Geef de verschillende instellingen aan voor het configureren van de schermvolgorde die stuurprogramma's doorlopen voordat een handtekening op een vrachtbrief wordt aangebracht in het TF Drive-scherm, onder bewerkingen. Lees hier meer over deze instellingen. Klik op opslaan om af te sluiten.

Betalingen actieve accounts

Om de TransFollow Drive-app te gebruiken, is het ondertekenen van de eCMR zoals onze klanten al bekend zijn, gratis. Als u nu de op missie gebaseerde functionaliteit wilt gebruiken en daarom missies naar uw chauffeurs wilt sturen, laat uw chauffeurs hun missies beheren via de TransFollow Drive mobiele applicatie en uw wagenpark volgen en visualiseren op een realtime dashboard, TransFollow heeft een premium abonnement module per maand per bestuurder en voertuig met een actief TransFollow-account.

De rollen binnen TransFollow

TransFollow ondersteunt verschillende rollen voor elk transport en een rol geeft een reeks rechten:

De rol wordt aangegeven tijdens het maken van de transportmissie. Tijdens de aanmaak zal de indiener de afzender, de geadresseerde, de vervoerder en de opdrachtgever aangeven. Bij deze rollen zijn specifieke acties vereist.

  • Indiener: de indiener is de entiteit die een transport aanmaakt en afgeeft. Door de rol van indiener te geven, kan uw partner vervoersinformatie bekijken en wijzigen.
  • Vervoerder: de vervoerder is of zijn de entiteiten die op het vervoer als vervoerder worden vermeld. Door de rol van vervoerder te geven, kan uw partner bepaalde informatie over het transport wijzigen (zoals goederen, voertuig, chauffeurs ...), transporten beheren via de TransFollow Drive-applicatie en vrachtbrieven ondertekenen namens de vervoerder.
  • Afzender: de afzender is of zijn de entiteiten die als afzender op het transport worden vermeld. Door de rol van afzender te geven, kan uw partner de vrachtbrieven namens de afzender ondertekenen.
  • Geadresseerde: de geadresseerde is of zijn de entiteiten die als geadresseerde op het transport worden vermeld. Door de rol van ontvanger te geven, kan uw partner de vrachtbrieven namens de ontvanger ondertekenen.

De vervoerders, afzenders, ontvangers en klanten kunnen worden toegevoegd aan de partnerbibliotheek onder 'Partners' [link]. Op deze manier kunt u eenvoudig een partner selecteren wanneer u een transport aanmaakt, of wanneer u toestemming geeft.

Gedeelde machtigingen voor partners in het transportbeheer

Deel transporttoegang en -rechten met externe partners in het scherm 'Transport beheren'. U kunt op dit transport alleen de rollen geven die u bezit en deze als een specifieke rol laten fungeren:

  • Sta partner toe op te treden als indiener. Indiener: de indiener is de rol die een transport aanmaakt en indient. Als de indiener rol is gegeven aan uw partner, kan deze transport informatie inzien en wijzigen.
  • Sta partner toe op te treden als vervoerder. Vervoerder: de vervoerder is of zijn de entiteiten genoemd als vervoerder voor een transport. Als de vervoerder rol is gegeven aan uw partner, kan deze informatie (zoals goederen, voertuigen, chauffeurs...) betreffende het transport wijzigen en beheren middels de TransFollow Drive applicatie. Tevens is het mogelijk vrachtbrieven te ondertekenen namens de vervoerder.
  • Sta partner toe op te treden als verlader. Verlader: de verlader is of zijn de entiteiten genoemd als verlader voor een transport. Als de verlader rol is gegeven aan uw partner, kan deze vrachtbrieven ondertekenen namens de vervoerder.
  • Sta partner toe op te treden als ontvanger. Ontvanger: de ontvanger is of zijn de entiteiten genoemd als ontvanger voor een transport. Als de ontvanger rol is gegeven aan uw partner, kan deze vrachtbrieven ondertekenen namens de ontvanger.

Selecteer de partner aan wie u toegang wilt verlenen tot dit vervoer of vul de partner TransFollow (e-mailadres) in. Houd er rekening mee dat uw partner met het door u genoemde e-mailadres verbonden moet zijn met TransFollow-systemen.

Neem bij twijfel contact op met uw partner om te weten welk e-mailadres hij gebruikt om verbinding te maken met het TransFollow-platform.

  • Permissies overzicht: Nadat u permissies heeft gedeeld met uw partners, worden de machtigingen weergegeven in het overzicht. Het selectievakje geeft aan welke machtigingen zijn geactiveerd. U kunt op 'Bewerken' klikken om de rechten te wijzigen.
  • De toestemmingen intrekken: Wanneer u de toestemming wilt intrekken, kunt u op ‘intrekken’ klikken. U krijgt een waarschuwing, die u kunt negeren of doorgaan.

Meldingen over de gedeelde rechten met partners

Zoals beschreven in de vorige sectie, kunnen uw partners die de TransFollow DataHub gebruiken, machtigingen delen met hun partners. Mogelijk wilt u op de hoogte worden gehouden van deze machtigingen die aan u worden verleend tijdens het maken van een transport.

U kunt aangeven of u een melding op uw apparaat (mobiel) of in een e-mail wilt ontvangen of wanneer de machtigingen aan u worden ingetrokken.

Ontvang meldingen wanneer uw rechten aan u worden toegekend of van u worden ingetrokken.

  • als afzender
  • als geadresseerde
  • als transporteur
  • als indiener
  • als plaats van overname
  • als plaats van levering