Support - TransFollow Portal

Transport aanmaken en beheren

In het scherm Transport kunt u een nieuw transport aanmaken, uw transporten in concept bewerken en de transporten uitgeven. Het transportscherm geeft u een overzicht van al uw transporthandelingen en de statussen. Filter op status, afzender of ontvanger of op een specifiek tijdsbestek. Nadat je op ‘beheren’ hebt geklikt, kun je het transport bewerken, de rechten beheren en de TransFollow Drive-instellingen voor dit specifieke transport instellen.

Een nieuwe transport operatie maken

Tijdens het aanmaken van het transport geef je alle informatie aan over nieuwe missies. Alle informatie wordt vermeld op de vrachtbrief (eCMR) en op de transport registratie.

U kunt een nieuw transport aanmaken door in het transportscherm op ‘Nieuw transport aanmaken’ te klikken. Als eerste dient u de transportnaam, het ordernummer, de klant, gevestigd in (plaats) gevestigd op (datum en tijd) en het land aan te geven.

Je creëert twee missies, het ophalen bij de afzender en het afleveren bij de afzender. Alle bijbehorende informatie voor deze missies wordt in deze stap ingevuld. Deze informatie wordt vermeld op de eCMR (digitale vrachtbrief) die bij het transport hoort.

Het is mogelijk om een transportoperatie te dupliceren en de informatie te bewerken, dit is handig wanneer het bijvoorbeeld een herhalende transportoperatie is. Klik op het ‘hamburgermenu’ van een transportoperatie in het scherm van de transportmanager en klik op dupliceren.

Vul de volgende stappen in:

  • Ophaal informatie
  • Aflever informatie
  • Vervoerder, Opvolgende Vervoerders & Voertuig Informatie– in de planningstool kunt u chauffeurs en het voertuig toewijzen aan het transport.
  • Goederen + Emballage - geef ADR-items aan of voeg speciale referenties toe.
  • Instructies, Speciale overeenkomsten & Betaling bij levering
  • Aangepaste en Gepersonaliseerde Informatie
  • Bijlagen

De rechterbalk geeft aan welke stappen je hebt doorlopen.

Als je alle gegevens hebt ingevuld, klik je op ‘opslaan’ en ga je daarna terug naar de overzichtspagina van Transport, of ga je naar de Planningstool om de chauffeurs of voertuigen toe te wijzen aan de transportmissies.

Toegangscode

De toegangscode is een unieke code die uw chauffeur of uw onderaannemer kan gebruiken om toegang te krijgen tot vervoersinformatie via de TransFollow Drive mobiele applicatie zonder dat u een TransFollow Account nodig heeft. Ze moeten de mobiele applicatie TransFollow downloaden uit de Google Playstore en deze code invoeren op de inlogpagina. Vanuit de applicatie kunnen ze hun missies, de levenscyclus van alle gerelateerde vrachtbrieven beheren en de informatie in realtime bijwerken, net zoals wanneer de chauffeur een TransFollow-account zou hebben.

U kunt de Toegangscode aangeven in het scherm 'Beheer Transport', zodra het transport is afgegeven, kan de code niet meer worden gewijzigd. Geef de code door aan de chauffeur zodra de chauffeur wordt toegewezen aan het transport in de planningstool. Om veiligheidsredenen is het niet mogelijk om de Toegangscode via het TransFollow Platform te communiceren, maar alleen via externe communicatiekanalen zoals sms en e-mail.

Beheer uw transport

Als u klaar bent met het aanmaken van het Transport, klikt u op opslaan. U gaat terug naar het scherm Transporten beheren. In het overzichtsscherm worden alle transporten weergegeven, inclusief alle statussen.

U kunt in de bovenste balk zoeken op trefwoorden voor een specifiek transport. Het TransFollow Portal zoekt naar de overeenkomende waarde en presenteert deze in het scherm.

U kunt de informatie eenvoudig bewerken en de aanvullende informatie aangeven, zoals:

  • Transportordernummer
  • Toegangscode
  • TransFollow Drive-instellingen
  • Gedeelde machtigingen voor partners
  • Bijlagen

Bekijk de informatie over de aankomst- en vertrektijden tijdens ophalen en afleveren & afgelegde afstand.

Wanneer u het invullen van de informatie over de transporthandeling niet kunt voltooien, kunt u het concept opslaan en later de creatie voltooien. Het afgeven van het transport kan in het transportbeheerscherm.

Instellingen van de ondertekening inspectie voor TransFollow Drive beheren

Wanneer u op een specifiek transport klikt, vindt u het transport-ID, de transportstatus en kunt u indien nodig de transportnaam invullen. U heeft een overzicht van de twee verschillende ritten met de informatie op het vervoer overzicht scherm.

TransFollow Drive-instellingen, Inspecties ondertekenen

Op de instellingen kunt u alle verschillende tekenkeuringen aangeven. Dit betekent dat u kunt aangeven welke informatie de chauffeur moet doorlopen tijdens de ondertekening controle. In de TF Drive-instellingen (onder Administratief) zijn de vooraf ingestelde tekeninspecties, die u indien nodig in dit scherm kunt aanpassen. Na controle van al deze elementen kunnen de chauffeur en de tegenpartij het document ondertekenen bij afhaling of aflevering.

  • Zegel nummers - om zegelnummers op een vrachtbrief te bekijken
  • Goederen - om goederen op een vrachtbrief te bekijken
  • Emballage - om emballage op een vrachtbrief te bekijken
  • Tijden - om aankomst- en vertrektijden op een vrachtbrief te bekijken
  • Referenties - om specifieke informatie op een vrachtbrief te bekijken
  • Kentekenplaten - om kentekenplaten op een vrachtbrief te bekijken
  • Opmerkingen&bijlagen - om observaties en bijlagen op een vrachtbrief te bekijken
  • Adres - om locaties van belading en levering op een vrachtbrief te bekijken
  • Temperaturen - om gecontroleerde temperatuur op een vrachtbrief te bekijken

Zo kunt u als indiener van de vervoershandeling en vrachtbrief zelf bepalen welke informatie tijdens het vervoer van de chauffeur wordt verzameld.

Machtigingen: U kunt partners toegang geven tot transporten. Selecteer een partner waarmee u het vervoer wilt delen door een keuze te maken uit uw partnerbibliotheek of door het e-mailadres in te voeren. Laat de partner optreden als een andere partij of locatie. Klik hier voor meer informatie over de machtigingen.

Bijlagen: In de sectie Transportbeheer vindt u alle bijlagen met betrekking tot de eCMR's van het transport.

Uw transport en eCMR afgeven

Het afgeven van een transport betekent dat de transportinformatie compleet is en klaar is om te worden gedeeld met alle partijen (vervoerder, opvolgend vervoerder, chauffeurs, klanten, afzenders en ontvangers) die bij het transport betrokken zijn. Wanneer een transport wordt ingediend, worden alle belanghebbenden op de hoogte gebracht van hun betrokkenheid (via e-mails die in hun profiel worden vermeld).

Nadat het transport is afgegeven, kunnen de gegevens op het transport en het transportdocument niet meer worden bewerkt.

Chauffeurs of voertuigen die aan het transport zijn toegewezen en zijn uitgerust met de mobiele TransFollow-applicatie, ontvangen een melding en kunnen hun opdrachten beheren. Nadat het transport is afgegeven, verandert de transportstatus naar “Te beginnen” en is dan beschikbaar in de “Planningstool”. Met de planningstool kunt u uw transport of transporttrajecten toewijzen aan chauffeurs of voertuigen.