Ondertekeningsmethoden de eCMR
Inspecties ondertekenen
De ondertekeningsinspecties worden door de indiener van de eCMR aangegeven in het TransFollow Portal. De chauffeur wordt door alle vereiste keuringen geleid. Na controle van deze elementen kunnen de chauffeur en de tegenpartij het document ondertekenen bij afhaling of aflevering.
De volgende instellingen bepalen de volgorde welke chauffeurs zullen doorlopen voordat zij een vrachtbrief kunnen ondertekenen
- Zegel nummers - om zegelnummers op een vrachtbrief te bekijken
- Goederen - om goederen op een vrachtbrief te bekijken
- Emballage - om emballage op een vrachtbrief te bekijken
- Tijden - om aankomst- en vertrektijden op een vrachtbrief te bekijken
- Referenties - om specifieke informatie op een vrachtbrief te bekijken
- Kentekenplaten - om kentekenplaten op een vrachtbrief te bekijken
- Opmerkingen & bijlagen - om observaties en bijlagen op een vrachtbrief te bekijken
- Adres - om locaties van belading en levering op een vrachtbrief te bekijken
- Temperaturen - om gecontroleerde temperatuur op een vrachtbrief te bekijken
Ondertekening van de missie of eCMR
Permanente bedrijf QR-code / Ondertekenen met bedrijfscode
TransFollow heeft de mogelijkheid gecreëerd voor tegenpartijen (geadresseerden en afzenders) om te tekenen voor een vrachtdocument door middel van een permanente QR-code gekoppeld aan het bedrijf. De gebruiker dient naar de TransFollow Portal te gaan en de informatie over ‘de te scannen ID-code’ aan te geven. De tegenpartij kan de QR-code in welke vorm dan ook tonen (op een device, bedrijfspas of geprint). De chauffeur kan tijdens het ondertekenproces 'Bedrijfscode selecteren' en de QR-code scannen.
Vervolgens ziet de vervoerder een goedkeuringsbericht van de juiste QR-code en keurt deze goed. Indien de QR-code niet overeenkomt met de wederpartij, krijgt de vervoerder een waarschuwing te zien: “De wederpartij is niet de plaats van overname/aflevering van de goederen voor het volgende vrachtdocument [FD-nummer]”. Als u zeker weet dat de wederpartij gelijk heeft, kunt u akkoord gaan met de ondertekening van het vrachtdocument. De TransFollow Portal zal een waarschuwing labelen dat er een fout is gedetecteerd tijdens het ondertekenen.
Ondertekenen met een QR-code (TF-goedkeuring)
Met TransFollow Approval kan elke eCMR alleen worden bekeken, beheerd of ondertekend door de gebruikers met accounts die aan dit specifieke vervoersdocument zijn gekoppeld. Hierdoor kunnen alle ketenpartners eenvoudig zien of de persoon op de locatie toegang heeft tot de betreffende vrachtbrief en dus bevoegd is om deze te controleren en te ondertekenen. Bovendien worden voor elke eCMR die is ondertekend met TransFollow Approval, twee unieke QR-codes gegenereerd. Omdat de QR-codes maar één keer geldig zijn, kan het vrachtdocument niet opnieuw worden geopend door dezelfde code te kopiëren en opnieuw te gebruiken, wat fraude helpt voorkomen. TransFollow Approval voldoet aan alle criteria van het eCMR-protocol.
Om deze ondertekeningsmethode te gebruiken, moet de bestuurder 'Ondertekenen met QR-code' selecteren. Er verschijnt een QR-code op het apparaat van de TransFollow Drive-app. De tegenpartij opent in hun TransFollow Drive app het linkermenu. De tegenpartij moet klikken op ‘Start ondertekenen met QR-code’. De app opent een ander scherm en activeert de camera. De tegenpartij dient de QR-code op het apparaat van de chauffeur te scannen. Hierna herhaalt het proces zich andersom, de chauffeurs scannen de QR-code op het apparaat van de tegenpartij. Hierna wordt de bevestiging van de ondertekening gepresenteerd en is de ondertekening voltooid.
Sign-on-Glass
Sign on Glass is een signeermethode waarbij de wederpartij de gegevens op het vrachtdocument controleert en tekent voor afhalen of bezorgen. De chauffeur valideert vervolgens de informatie en handtekening. De handtekeningen worden gepresenteerd op het PDF-document van de eCMR.
Nadat de chauffeur de Sign on Glass methode heeft gekozen, overhandigt hij of zij het apparaat aan de tegenpartij. De wederpartij zal de stappen volgen voordat de handtekening kan worden geplaatst. Wanneer de tegenpartij een andere taal spreekt, kan hij zijn taal van keuze aangeven. Hij moet zijn naam, bedrijf, e-mailadres en telefoonnummer invullen om de ondertekende documenten naar dit adres te laten verzenden. Controleer of de informatie over geregistreerde tijden, Goederen, Retourzendingen, Temperatuur, Waarnemingen. Voeg Observaties toe en bekijk het PDF-document van de eCMR. Als alles is aangevinkt, kan de tegenpartij klikken op ‘doorgaan naar ondertekening’.
Hij of zij kan de handtekening op het glas plaatsen en op valideren klikken. Het bewijs van overdrachtscode wordt gepresenteerd en de kopie van de ondertekende documenten wordt verzonden naar de adressen die op het scherm worden vermeld.
De tegenpartij geeft de telefoon terug aan de chauffeur, die de ondertekening goedkeurt en de handtekening goedkeurt.
Ondertekenen zonder goedkeuring van de wederpartij
Door te tekenen zonder goedkeuring van de wederpartij tekent de chauffeur zelf voor het ophalen of afleveren van het transport. Hij zal de tekeninspecties doorlopen zoals de indiener heeft aangegeven. Kies de ondertekenmethode Ondertekenen zonder goedkeuring van de Wederpartij”. Klik aan het einde van het ondertekenproces op de blauwe knop 'Ondertekenen'. De eCMR wordt ondertekend en de chauffeur keert terug naar het eCMR-overzichtsscherm.
Ondertekenen met een code (op afstand)
Selecteer de ondertekenmethode: ‘Onderteken met 2 meter afstand met de tegenpartij’ In het volgende scherm kunt u het e-mailadres en de naam van de tegenpartij aangeven. Het e-mailadres en de naam van de tegenpartij worden automatisch ingevuld uit de gegevens op de vrachtbrief, maar het is mogelijk om dit te wijzigen. Er wordt een e-mail naar het e-mailadres gestuurd. De e-mail bevat een URL-link naar de pdf-versie van de vrachtbrief. De tegenpartij kan de details en informatie inzien. Op de vrachtbrief staat ook een unieke 4-cijferige code. De tegenpartij dient deze 4-cijferige code mondeling aan de chauffeur mee te delen. De chauffeur bevestigt de 4-cijferige code in de volgende stap. Na de validatie wordt de chauffeur gevraagd om op glas te tekenen. Na de handtekening op glas door de chauffeur is het ondertekeningsproces voltooid.
